良好的成本估算對于項目管理的成功至關(guān)重要。在項目管理的生命周期中，可能會出現(xiàn)許多投入的資源成本，而準(zhǔn)確的項目成本估算方法可能是成功和失敗之間的關(guān)鍵區(qū)別。項目成本控制是一個持續(xù)的過程，有助于將職能分為四個步驟:資源規(guī)劃、估算、預(yù)算和控制。它們大多是連續(xù)的，但有可能在項目中途發(fā)生一些資源變化，迫使預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。或者，在控制過程中觀察到的偏差可以調(diào)用估算修正。

1、項目資源規(guī)劃

資源規(guī)劃是確定執(zhí)行項目所需資源并將項目完成的過程。資源的例子有人員（如雇員和承包商）)和設(shè)備（如基礎(chǔ)設(shè)施、大型施工車輛和其他供應(yīng)有限的專門設(shè)備）。

資源規(guī)劃是在項目開始時完成的，在實際工作開始之前。

首先，項目經(jīng)理需要準(zhǔn)備好工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。他們需要查看WBS中的每個子任務(wù)，詢問完成這個任務(wù)需要多少人，需要什么樣的技能，以及需要什么樣的設(shè)備或材料。

雖然這一步發(fā)生在規(guī)劃階段，但是項目經(jīng)理需要考慮實際情況。例如，你可能確定了對具有特定專業(yè)知識的資源的需求，但如果組織中沒有這樣的資源，你就必須考慮雇用一個承包商或培訓(xùn)你的團(tuán)隊。所有這些真實的變量都會影響成本控制。

通過采用這種任務(wù)級別的方法，項目經(jīng)理就可能得到所有資源的準(zhǔn)確而完整的清單，然后將其作為下一步估算成本的輸入。

2、項目成本估算

成本估算是對與執(zhí)行項目所需資源相關(guān)的成本進(jìn)行量化的過程。為了進(jìn)行成本計算，我們需要以下信息：

■ 資源需求

■ 每個資源的占用時長

■ 每種資源的價格

■ 了解公司的財務(wù)狀況和報告結(jié)構(gòu)

■ 假設(shè)清單

■ 潛在風(fēng)險

■ 過去的項目成本和行業(yè)基準(zhǔn)

 

估算和實際成本之間的偏差越大，項目成功的可能性就越小。然而，有許多估算模型可供選擇。如果你有大量來自類似項目的歷史成本數(shù)據(jù)，那么類比估算是一個不錯的選擇。一些組織更喜歡數(shù)學(xué)方法，如參數(shù)建?；虺绦蚬烙嫼蜋z查技術(shù)（PERT）。

估算可以說是成本控制中最困難的步驟，因為準(zhǔn)確性是關(guān)鍵。此外，項目經(jīng)理還必須考慮諸如固定成本和可變成本、管理費用、通貨膨脹和金錢的時間價值等因素。

然后就需要在采用自上而下和自下而上的方法之間做出選擇。當(dāng)過去的成本數(shù)據(jù)可用時，自上而下通常有效。在這個方面，項目經(jīng)理通常有執(zhí)行類似項目的經(jīng)驗，因此可以很好地進(jìn)行決策。自下而上適用于組織沒有很多經(jīng)驗的項目，因此，在任務(wù)級別計算成本估算值，然后往上推算是有意義的。

3、項目成本預(yù)算

成本預(yù)算可以看作是估算的一部分，也可以看作是一個獨立的過程。預(yù)算是將成本分配到項目特定部分的過程，例如特定時間段的單個任務(wù)或模塊。預(yù)算包括用于管理意外費用的應(yīng)急儲備金。

預(yù)算創(chuàng)建了一個成本基線，據(jù)此我們可以繼續(xù)度量和評估項目的成本績效。如果沒有預(yù)算，估算的總成本仍然是一個抽象的數(shù)字，中途很難衡量。對項目績效的評價使我們有機會評估為項目的未來階段需要撥出多少預(yù)算。

確定預(yù)算的另一個原因是，組織經(jīng)常依賴預(yù)期的未來現(xiàn)金流來提供資金。在初始階段，項目經(jīng)理的資金有限，必須相應(yīng)地設(shè)定目標(biāo)。這類似于在最初的幾個月里建好地基和一層樓，然后完成項目的其余部分。

4、項目成本控制

成本控制是衡量自基線的成本偏差并采取適當(dāng)行動的過程，如增加預(yù)算分配或減少工作范圍，以糾正差距。成本控制是在整個項目生命周期中持續(xù)進(jìn)行的過程。這里的重點是及時清晰的報告和衡量。

與成本基準(zhǔn)一樣，成本控制計劃也是成本控制的重要輸入。這個計劃包含了一些細(xì)節(jié)，比如如何測量項目績效，偏差的閾值是什么，如果超出閾值將采取什么行動，以及擁有決策權(quán)的人員和角色的列表。

在處理大型項目中的數(shù)百項任務(wù)時，成本控制可以提供決策者所需的透明度，以便迅速對情況做出反應(yīng)。

總之，在進(jìn)行項目成本估算時，需要考慮多種因素，包括項目的規(guī)模、復(fù)雜性、資源需求、市場條件、風(fēng)險等，以確保估算的準(zhǔn)確性。成本估算的準(zhǔn)確性隨著項目的績效而提高，因此在項目進(jìn)程中可以對其進(jìn)行細(xì)化，反映額外的詳細(xì)細(xì)節(jié)